De 10 spelregels bij beeldbellen met cliënten

etiquette bij beeldbellen met cliënten


Het is zover: de beeldbel afspraak met uw wekelijkse cliënt staat op het punt om te beginnen. Hoewel het fenomeen voor u relatief nieuw is, heeft u alles gecheckt - de internetverbinding is stabiel, het geluid staat aan en uw webcam werkt naar behoren. U heeft zelfs de website van Pearson geraadpleegd voor tips & tricks! Fijn! Maar… Halverwege de afspraak dringt het besef tot u door dat uw familiefoto’s wel erg zichtbaar zijn op de achtergrond. En uw cliënt is ook nog eens moeilijk verstaanbaar door al het achtergrondgeluid van de andere gezinsleden… Bent u benieuwd hoe u deze situatie kunt vermijden? Lees verder voor een aantal belangrijke spelregels bij beeldbellen.


  1. Begin op tijd.
    Misschien een open deur, maar wel belangrijk om te benoemen. Wees, net als bij een face-to-face afspraak, op tijd! Een tip hierbij is om 5 minuten eerder dan uw cliënt ‘aanwezig’ te zijn, zodat uw cliënt direct merkt dat hij/zij het juiste doet doordat u direct in beeld verschijnt.

  2. Stuur instructies naar uw cliënt.
    Ook voor uw cliënt kan beeldbellen nieuw zijn. Stuur daarom op voorhand duidelijke instructies en een telefoonnummer waarop u te bereiken bent als het niet lukt.

  3. Draag zorg voor een professionele achtergrond.
    Bij voorkeur heeft uw achtergrond een neutrale kleur, zonder teveel spullen (geen zichtbare persoonlijke bezittingen, zoals familiefoto’s, gezelschapsspellen etc.).

  4. Draag professionele kleding.
    Kleed uzelf zoals u ook naar het werk gekleed zou gaan. Voor beeldbel afspraken is het fijn om neutrale, effen kleding te dragen. Kleding met een druk patroon (bv. streepjes) kan minder prettig zijn om een langere tijd naar te kijken.

  5. Zorg voor een (zo goed als) leeg bureau.
    Ruim zichtbare stapels papier op en houd enkel de noodzakelijke materialen in beeld.

  6. Beperk omgevingsgeluid.
    Zorg ervoor dat uw telefoon op stil staat. Informeer eventuele huisgenoten, zodat zij met u rekening kunnen houden en adviseer uw cliënt hetzelfde te doen. Probeer niet teveel te typen, of communiceer met uw cliënt wanneer u van plan bent om te gaan typen: het geluid hiervan is namelijk goed te horen aan ‘de andere kant’ en kan als hinderlijk worden ervaren.

  7. Spreek op een normaal volume.
    Het is heel verraderlijk om luider te gaan spreken tegen de laptop dan tegen iemand die voor u zit, terwijl dit niet nodig is. Probeer dus op een normaal volume te spreken. Naast dat dit prettiger is voor de cliënt, voorkomt u zelf ook klachten als keelpijn of stemproblemen.

  8. Blijf adequaat oogcontact maken.
    Bovengenoemde kan lastig zijn, bijvoorbeeld bij het maken van aantekeningen. Probeer deze dus op subtiele wijze te maken. Leg bijvoorbeeld uw notitieblok tussen uw laptop en uzelf en benoem bij uw cliënt dat u aantekeningen gaat maken. Zorg ook dat al uw benodigde materialen binnen handbereik zijn, zodat u niet hoeft weg te lopen van uw computer.

  9. Let op uw lichaamshouding.
    Bij beeldbellen bestaat de neiging om tijdens het spreken naar voren te buigen. U kunt bijvoorbeeld uw monitor of laptop op een verhoging plaatsen (gebruik bijvoorbeeld een stapel boeken hiervoor), zodat u recht in beeld komt. Voor uw cliënt prettig, maar ook voor uzelf: u voorkomt hiermee nekklachten.

  10. Wees alert op het gebruik van stopwoorden.
    Probeer stopwoorden zoals “even kijken”, “uhm”, “zeg maar” etc. te vermijden. Bij face-to-face gesprekken vallen dergelijke stopwoorden minder op, terwijl dit bij beeldbellen juist wordt uitvergroot. Door langzamer te praten, uw gedachten bij de zin te houden en rustig te formuleren kunt u het gebruik van stopwoorden verminderen.



Klik hier voor meer artikelen >>