Q-global: Gebruikers en Subaccounts

Wat is het verschil tussen een account en een subaccount?
Instructies voor het aanmaken en bewerken van subaccounts in Q-global.


Uitgebreide uitleg

Nieuwe Q-global accounts starten met één gebruiker: de accounteigenaar (van het moederaccount). Nieuwe personen kunnen worden toegevoegd aan een bestaand Q-global account als gebruikers binnen hetzelfde moederaccount of binnen een subaccount. De accounteigenaar maakt deze beslissing op basis van hoe de informatie opgesplitst dient te worden. Deze overwegingen kunnen te maken hebben met privacywetgeving of organisatorische kwesties.

Alle gebruikers van een Q-global account kunnen alle cliënten in ditzelfde account bekijken. Ook de cliënten die door andere gebruikers in het systeem zijn ingevoerd kunnen door alle gebruikers binnen dit account worden bekeken. Indien dit niet wenselijk is, dienen er subaccounts te worden aangemaakt.

Als er een subaccount is aangemaakt, wordt de persoon die in dit subaccount als Voornaamste Contactpersoon staat opgegeven de subaccount eigenaar. Het account waarmee het nieuwe subaccount is aangemaakt, wordt aangeduid als het moederaccount. Cliëntgegevens in een bepaald subaccount zijn niet toegankelijk voor andere subaccounts, maar wel voor het moederaccount dat in de hiërarchie boven het desbetreffende subaccount staat.

Er kunnen meerdere nieuwe gebruikers worden toegevoegd aan subaccounts. Het is daarom mogelijk om subaccounts te gebruiken voor verschillende afdelingen binnen een organisatie. Er kunnen ook subaccounts aangemaakt worden onder andere subaccounts.


Voorbeeld op pagina Accounts beheren



In het voorbeeld hierboven:

  • Accounts worden weergegeven met het blauwe en groene wereldbolletje. Gebruikers worden weergegeven met het grijze poppetje.
  • Omni Consumer Products is het moederaccount en bevat twee subaccounts: Educational Concepts en Security Concepts.
  • De twee gebruikers van het moederaccount (Clarence Boddicker en Paul Vee) kunnen alle informatie in elk van deze accounts inzien.
  • De gebruikers in de subaccounts kunnen alleen de informatie van hun eigen account inzien.
  • Bob Bee kan alleen de cliënten van het Educational Concepts account inzien, maar kan geen data van het Security Concepts account of het Omni Consumer Products account inzien.
  • Alex Murphy en Warren Reed kunnen alleen de cliënten van het Security Concepts account inzien, maar kunnen geen data van het Educational Concepts account of het Omni Consumer Products account inzien.

Instructies voor het aanmaken en bewerken van subaccounts

Het aanmaken van een nieuw subaccount:

  1. Log in op Q-global met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Gebruikers met de rol ‘Accounteigenaar’ of ‘Accountbeheerder’ kunnen subaccounts aanmaken. (Alleen accounteigenaren en accountbeheerders op het niveau van het moederaccount kunnen alle subaccounts en gebruikers binnen dit moederaccount bekijken.)

  2. Klik op Accounts beheren bovenaan de startpagina.





  3. Klik op de groene Nieuw account knop onder het kopje Accounts Beheren





  4. Een nieuw scherm genaamd Nieuw account opent nu. Selecteer het moederaccount door op de […] te klikken. Hierna kunnen de velden ingevuld worden. Velden met een asterisk (*) zijn verplicht.





  5. Klik op Sla op nadat alle velden zijn ingevuld.



    Let op: Er wordt een nieuw gebruikersaccount met de rol ‘Accounteigenaar’ aangemaakt binnen het subaccount met de gegevens die ingevuld zijn onder Voornaamste contactpersoon


  6. Uw nieuwe subaccount verschijnt nu in de account hiërarchie op de Accounts beheren pagina. (Klik op het + teken naast de naam van het moederaccount om gebruikers en subaccounts binnen het moederaccount uit te klappen.)

Het bewerken van een bestaand subaccount:

  1. Log in op Q-global met uw accounteigenaar of accountbeheerder inloggegevens van het moederaccount.

  2. Klik op Accounts beheren bovenaan de startpagina.





  3. Klik op het plusteken (+) naast de naam van het moederaccount om de lijst van gebruikers en subaccounts uit te klappen.





  4. Klik op de naam van het subaccount (in groene letters) dat u wilt bewerken.





  5. Klik op de Bewerk knop op het tabblad Details om de gegevens van het subaccount te bewerken.





  6. Klik op Sla op om de gewijzigde gegevens op te slaan. Klik op Annuleren om de pagina te verlaten zonder de wijzigingen op te slaan.

Het bewerken en toevoegen van subaccount gebruikers:

Een bestaande subaccount gebruiker bewerken:

  1. Log in op Q-global met uw accounteigenaar of accountbeheerder inloggegevens van het moederaccount.

  2. Klik op Accounts beheren bovenaan de startpagina.





  3. Klik op het plusteken (+) naast de naam van het moederaccount om de lijst van gebruikers en subaccounts uit te klappen.





  4. Klik op de naam van het subaccount (de groene letters) dat u wilt bewerken of waar u gebruikers aan toe wilt voegen.





  5. Klik op het tabblad Gebruikers.





  6. Klik op de regel van de bestaande gebruiker die u wilt bewerken (het hokje niet aanvinken!).





  7. Klik op de Bewerk knop om de gegevens van de gebruiker te bewerken.





  8. Klik op Sla op om de wijzigingen op te slaan, of klik op Annuleren om de pagina te verlaten zonder wijzigingen op te slaan.




Een nieuwe gebruiker toevoegen aan een subaccount

  1. Ga naar Accounts beheren en klik op het subaccount (in groene letters) waaraan u een nieuwe gebruiker wilt toevoegen.

  2. Ga naar het tabblad Gebruikers en klik op de Nieuwe gebruiker knop.





  3. Vul de accountgegevens van de nieuwe gebruiker in.





  4. Klik op Sla op nadat alle gegevens zijn ingevuld. Velden met een rode asterisk (*) zijn verplicht. Nadat de gegevens zijn opgeslagen, wordt er een Q-global welkomstmail gestuurd naar het ingevulde e-mailadres.





  5. De nieuwe gebruiker verschijnt nu in de lijst met gebruikers op het tabblad Gebruikers.



Veelgestelde vragen

Wie kan een subaccount in Q-global aanmaken en bewerken?

De eigenaar van het moederaccount en andere gebruikers met de rol ‘Accountbeheerder’ binnen het moederaccount kunnen nieuwe subaccounts aanmaken en bestaande subaccounts bewerken. Gebruikers met de rol ‘Accounteigenaar’ of ‘Accountbeheerder’ binnen een subaccount kunnen een subaccount aanmaken en bewerken binnen hun eigen subaccount. Deze gebruikers hebben echter geen inzage in het moederaccount en kunnen het moederaccount niet bewerken. Tevens hebben zij geen rechten om andere subaccounts in te zien of te bewerken die op hetzelfde niveau staan binnen de hiërarchie van het moederaccount.

Waarom zou iemand een subaccount willen aanmaken in Q-global?

Het aanmaken van subaccounts in Q-global kan accounteigenaren en accountbeheerders helpen bij het organiseren van grote accounts, door gebruikers in te delen op afdeling, plaats of school. Gebruikers binnen een bepaald subaccount kunnen alleen cliënten en testgegevens binnen ditzelfde subaccount inzien. Deze functie biedt accounteigenaren ook de mogelijkheid om cliëntdata te beschermen door een apart subaccount aan te maken voor elke testleider binnen het moederaccount. Daarnaast kunnen er subaccounts aangemaakt worden onder een bepaald subaccount, wanneer er behoefte is aan meer vertakking van de accountorganisatie.

Voor welke organisaties is het gebruik van subaccounts nuttig?

Grote organisaties, zoals instellingen met verschillende afdelingen en/of locaties, profiteren het meest van het indelen van gebruikers in verschillende subaccounts in Q-global. Als gebruikers worden ingedeeld in subaccounts, zien zij alleen cliënten en testgegevens binnen hetzelfde subaccount. Dit is in overeenstemming met de AVG. Vrijgevestigde praktijken en kleine organisaties met minder gebruikers, waarbij alle gebruikers toegang moeten hebben tot alle cliënten en testgegevens in het moederaccount, hoeven geen subaccounts aan te maken voor hun gebruikers.